HR officer Vorming & Opleiding

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. Het Departement Personeel en Organisatie van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80%) HR officer Vorming & Opleiding . Functieomschrijving Als HR officer ben jij, samen met je rechtstreekse collega, de spil van de planning en organisatie van opleidingen voor medewerkers van de Universiteit Antwerpen. Jullie zijn de drijvende kracht achter de administratieve en logistieke organisatie van opleidingen voor het Administratief Technisch Personeel, Zelfstandig Academisch Personeel en postdoctorale onderzoekers. Je maakt deel uit van het Team Talent Management waar we focussen op rekrutering, selectie, vorming, opleiding en loopbaanontwikkeling. Je bent samen met je rechtstreekse collega verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke organisatie van het opleidingsaanbod voor Administratief Technisch Personeel, Zelfstandig Academisch Personeel (professoren) en postdocs. Jij bent verantwoordelijk voor volgende taken: Je boekt geschikte lokalen, voorziet catering en zorgt dat het gevraagde materiaal ter beschikking staat van de externe trainer en deelnemers. Je maakt bestelbonnen aan, je registreert opleidingen in het opleidingssysteem, je volgt de facturatie en interne verrekeningen op en je maakt aannemingsovereenkomsten. Je monitort proactief het aantal deelnemers en annulaties voor opleidingen en je overlegt met je rechtstreekse collega over mogelijke bijkomende acties. Je informeert de trainer en de deelnemers voor de start van de opleiding. Je stuurt na het plaatsvinden van de opleiding de slides en de evaluaties door en verwerkt dit. Je volgt samen met je rechtstreekse collega de gezamenlijke mailbox voor opleidingen Administratief en Technisch Personeel en Zelfstandig Academisch Personeel op. Je volgt het opleidingsaanbod voor postdocs op. Samen met de twee collega’s loopbaanexperten geef je het opleidingsaanbod en de bijhorende communicatie voor postdocs vorm. Je maakt de jaarlijkse opleidingskalender op door rekening te houden met de planning van de afgelopen jaren, interesselijsten, wachtlijsten, beschikbaarheden van de doelgroep en beschikbaarheden van de externe trainers. Je houdt hierbij rekening met beleidsinitiatieven. Je streeft naar het opmaken van een jaarplanning die onderweg nog bijgestuurd kan worden. Je maakt de begroting op, je volgt het beschikbare budget systematisch op doorheen het jaar en stuurt proactief bij. Je waakt over de frequentie waarmee opleidingen worden georganiseerd, het aantal deelnemers, annulaties en de wacht- en interesselijsten voor opleidingen. Je geeft de Engelstalige communicatie van het aanbod vorm: je stuurt wervende nieuwsbrieven uit, je legt de link met andere nieuwsbrieven binnen de organisatie, je onderhoudt de postdocwebsite, de bijhorende pagina’s op het intranet en externe kanalen zoals de interuniversitaire website, de sociale mediakanalen,… Je verwerkt de evaluaties, bespreekt deze met de betrokken collega’s, geeft feedback aan trainers en stuurt het opleidingsaanbod en de communicatiestrategie bij. Je werkt mee aan de verdere uitbouw van opleidingsinitiatieven en interne verbeteringstrajecten voor het verder optimaliseren van de dienstverlening. Je verzorgt de jaarlijkse rapportering van de OJO-middelen (Ondersteuning Jonge Onderzoekers). Je volgt de mailbox van voor postdocs op. Je onderhoudt nauw contact met trainers, deelnemers en de collega’s van de Antwerp Doctoral School. Je ondersteunt de praktische organisatie van events zoals de jaarlijkse postdoc dag, het onthaal ATP, de netwerkreceptie voor ZAP en diverse initiatieven voor postdocs. Je verzorgt de registratie van proefdierbegeleidercertificaten, taalcertificaten en outplacementaanvragen. Je bent back-up voor je rechtstreekse collega en je bent back-up voor rekrutering: publiceren en afsluiten van vacatures, opvolgen van vragen in de gezamenlijke mailboxen, Profiel Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring. Enkele jaren werkervaring in een HR-omgeving of hoger onderwijs is een pluspunt. Je hebt interesse in de administratieve ondersteuning van vorming, training en ontwikkeling. Je hebt zeer sterke organisatorische vaardigheden. Je kan goed plannen, organiseren en slaagt er makkelijk in het overzicht te bewaren. Je werkt nauwkeurig en je bent een administratief talent. Je bent een echte teamspeler die vlot samenwerkt met collega’s en actief bijdraagt aan de dagelijkse werking. Je bent flexibel en kan soepel omgaan met veranderingen en piekperiodes. Je kan vlot overweg met Microsoft365. Je communiceert vlot en klantgericht in het Nederlands en Engels. Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk. Je bent bereid om je te verplaatsen naar andere campussen voor events en/of opleidingen. Je streeft na een inwerkperiode naar een hoog expertiseniveau en denkt mee met het HR-beleid. Aanbod Groepsverzekering Maaltijdcheques Internetvergoeding / Abonnement Parking Tussenkomst openbaar vervoer Eco Cheque Opleiding Extra-legale vakantiedagen Thuiswerk We bieden je een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Je ontvangt een bruto maandwedde als dossierbeheerder-expert binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5 ) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage. Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken. Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Je werkt grotendeels op de Campus Middelheim, in een dynamische en stimulerende werkomgeving. Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen. Solliciteren? Je kan tot en met 18 november 2024 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg zeker een motivatiebrief toe. De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Als je na de preselectie in aanmerking komt, word je uitgenodigd voor het invullen van een persoonlijkheidsvragenlijst en een online functiegerichte proef op donderdag 28 november. De selectiegesprekken gaan door op 4 december en/of 5 december. Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobsuantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Marjolijn De Clercq (marjolijn.declercquantwerpen.be) Teamlead Talent Management met vermelding HR officer in het onderwerp van de e-mail. De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.

Location: Antwerpen, BE

Posted Date: 10/29/2024