Assistante de direction générale (DGA Ressources et DGA aménagement du territoire) F/H (CDI)

Placé/e directement sous l'autorité conjointe du Directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR) et du Directeur général adjoint chargé de l'aménagement du territoire, l'assistant/e de direction de la DGA et de la DGAAT appartient à un pool de 3 assistant/es de direction qui assurent l'accompagnement des 4 directeurs généraux adjoints (DGA).

L'assistant/e de la DGAR et de la DGAAT assure à titre principal l'accompagnement de la DGAR et de la DGAAT (missions spécifiques) et à titre subsidiaire, la continuité de service pour les 2 autres DGA en remplacement des absences, et en tant que de besoin (missions transverses).

L'assistant/e de direction apporte un appui permanent aux directeurs généraux adjoints DGAR et DGAAT en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il ou elle assure également le suivi de certaines procédures transversales. Force de proposition, l'assistant/e de direction fait preuve d'autonomie dans l'exécution de ses tâches, est capable de prioriser ses missions et d'apporter une information hiérarchisée aux directeurs généraux adjoints. Il/Elle suscitera toute proposition d'amélioration des process transversaux qui peuvent concerner les modes de traitement des notes, courriers, fiches d'éléments intéressant toutes les assistantes de la Direction générale du plateau, en veillant à la cohérence et à leur bonne intégration / appropriation dans les pratiques du quotidien.

Il ou elle anime le réseau des assistant/es de direction des 6 directions opérationnelles de la DGA Ressources et des 4 directions opérationnelles de la DGA Aménagement du Territoires et définit des procédures administratives efficaces dans ce cadre. Doté de qualités rédactionnelles, il ou elle a la capacité d'effectuer relecture et corrections de forme et de syntaxe des documents soumis à validation par les services.

La Direction générale adjointe en charge des Ressources regroupe la Direction des Finances, la Direction des Systèmes d'Information, la Direction de la Gestion Patrimoniale, la Direction de l'Achat Public et des Ressources, la Direction des Services Juridiques et la Direction des Ressources Humaines.
La Direction générale adjointe en charge de l'Aménagement du Territoire regroupe la Direction des Routes Départementales, la Direction des Transports et des Mobilités Durables, la Direction de l'Environnement, du Développement Durable et de l'Agriculture et la Direction des Territoires et de l'Habitat.
Missions spécifiques (DGAR-DGAAT) :

Secrétariat/pilotage de l'agenda

Gestion de l'agenda des directeurs généraux adjoints (DGAR et DGAAT)
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGAR et de la DGAAT
Rédaction de courriers et d'e-mails


Gestion administrative

Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier Elise V6 et suivi des réponses
Constitution du Dossier du jour du DGAR
· Coordination et suivi des demandes d'éléments produites par nos directeurs à la demande de la Présidente, des élus ou du Cabinet et relances éventuelles pour transmission dans les délais impartis

Rédaction du compte-rendu de la réunion de direction DGAAT et diffusion
Relecture et correction de forme et de syntaxe des documents soumis à la validation du DGAR et du DGAAT
Gestion du logiciel de parapheur dématérialisé IxBus.


Suivi de procédures transversales

· Coordination des plannings de congés des directeurs et de leurs adjoints

· Coordination de la préparation des campagnes de promotions internes, avancements de grades, médailles du travail, d'évaluation et d'entretiens professionnels etc.

· Coordination, en lien avec les directeurs des documents stratégiques (mise à jour de la feuille de route stratégique, rapport annuel d'activité, rapport développement durable etc) en lien avec la chargée de mission pour la DGAR

· Coordination de la préparation des séances de l'Assemblée départementale et de la Commission Permanente (rétroplanning de transmission des rapports et relances, regroupement des Notes au Rapporteur, etc)

· Coordination de la remontée des budgets des directions opérationnelles

· Suivi des relations aux partenaires dans le cadre des dossiers relevant de la DGAR et de la DGAAT



Missions transverses (continuité de service)

Secrétariat/pilotage de l'agenda

Gestion de l'agenda des 2 autres Directeurs généraux adjoints, en tant que de besoin
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs


Gestion administrative

Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier
Constitution du Dossier du jour des 2 autres DGA concernés
Coordination et constitution de dossiers à la demande des élus ou du cabinet, dans les délais impartis
Vous maîtrisez l'outil informatique (pack office : excel, word et ppt) et disposez d'une bonne expression écrite et orale. Autonome, très organisé(e) et rigoureux(se), vous saurez accompagner la directrice générale adjointe en assurant le pilotage quotidien de son agenda et en étant garant du respect des délais de production d'éléments et dossiers par les Directions opérationnelles.

Discret, vous savez vous adapter à des interlocuteurs différents, dans un environnement stratégique.

Rejoignez nous !

Ce poste est ouvert aux agents titulaires (rédacteurs territoriaux) ainsi qu'aux contractuels.

Location: Conflans-Sainte-Honorine, FR

Posted Date: 11/12/2024