Assistante de direction générale (DGA en charge du Développement) F/H

Nos valeurs :
La confiance et la bienveillance

Nous promouvons des relations de travail bienveillantes fondées sur la confiance a priori, afin de favoriser l’épanouissement de nos collaborateurs et la créativité au service du public. Nous encourageons l’initiative tout en accordant le droit à l’erreur. Notre baromètre social veille à la qualité des relations de travail dans la collectivité.

> En juin 2017, 82 % de nos collaborateurs considèrent que leur responsable hiérarchique leur fait confiance et 75% d’entre eux jugent qu’il est à l’écoute et attentif à leur travail,

> En juin 2017, le Département engage un projet d’administration dont l’objet est de donner du pouvoir d’agir aux agents.
Placé/e directement sous l'autorité de la Directrice générale adjointe chargée du développement (DGAD), l'assistant/e de direction de la DGAD appartient à un pool de 3 assistant/es de direction qui assurent l'accompagnement des 4 directeurs généraux adjoints (DGA).
L'assistant/e de la DGAD assure à titre principal l'accompagnement de la DGAD (composante majeure) et à titre subsidiaire, la continuité de service pour les 3 autres DGA en tant que de besoin, en remplacement des absences (composante mineure).
L'assistant/e de direction apporte un appui permanent à la directrice générale adjointe en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il ou elle assure également le suivi de certaines procédures transversales. Force de proposition, l'assistant/e de direction fait preuve d'autonomie dans l'exécution de ses tâches, est capable de prioriser ses missions et d'apporter une information hiérarchisée à la directrice générale adjointe. Il/Elle suscitera toute proposition d'amélioration des process transversaux qui peuvent concerner les modes de traitement des notes, courriers, fiches d'éléments intéressant toutes les assistantes de la Direction générale du plateau, en veillant à la cohérence et à leur bonne intégration / appropriation dans les pratiques du quotidien.
Il ou elle anime le réseau des assistant/es de direction des 6 directions opérationnelles de la DGA Développement et définit des procédures administratives efficaces dans ce cadre. Doté de qualités rédactionnelles, il ou elle a la capacité d'effectuer relecture et corrections de forme et de syntaxe des documents soumis à validation par les services.
La Direction générale adjointe en charge du Développement regroupe les 6 directions chargées de mettre en oeuvre les politiques publiques Direction de l'Education et des Collèges, Direction de la Culture, Direction des Archives, Direction des Sports, Direction de l'Attractivité, de l'Enseignement Supérieur et du Tourisme et Direction de la Sécurité et des Valeurs Républicaines).
Missions spécifiques (DGAD) :
Secrétariat/pilotage de l'agenda :
Gestion de l'agenda de la directrice générale adjointe chargée du Développement
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGAD
Rédaction de courriers et d'e-mails
Priorisation des méls reçus et des réponses à envoyer par son DGA

Gestion administrative :
Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier Elise V6 et suivi des réponses
Constitution du Dossier du jour de la DGAD
· Coordination et suivi des demandes d'éléments produites par nos directeurs à la demande de la Présidente, des élus ou du Cabinet et relances éventuelles pour transmission dans les délais impartis
Rédaction du compte-rendu de la réunion de direction DGAD et diffusion
Relecture et correction de forme et de syntaxe des documents soumis à la validation de la DGAD
Gestion du logiciel de parapheur dématérialisé IxBus.

Suivi de procédures transversales :
· Coordination des plannings de congés des directeurs et de leurs adjoints
· Coordination de la préparation des campagnes de promotions internes, avancements de grades, médailles du travail, d'évaluation et d'entretiens professionnels etc.
· Coordination, en lien avec les directeurs des documents stratégiques (mise à jour de la feuille de route stratégique, rapport annuel d'activité, rapport développement durable etc).
· Coordination de la préparation des séances de l'Assemblée départementale et de la Commission Permanente (rétroplanning de transmission des rapports et relances, regroupement des Notes au Rapporteur, etc)
· Coordination de la remontée des budgets des 6 directions et planification des rdv préparatoires avec les directeurs
· Centralisation du planning des manifestations et mise à l'agenda
· Suivi des relations aux partenaires dans le cadre des dossiers relevant du pôle DGA dont il/elle relève
Missions transverses (continuité de service) :
Secrétariat/pilotage de l'agenda
Gestion de l'agenda des 3 autres Directeurs généraux adjoints, en tant que de besoin
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs

Gestion administrative :
Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier
Constitution du Dossier du jour des 3 autres DGA concernés
Coordination et constitution de dossiers à la demande des élus ou du cabinet, dans les délais impartis
Vous maîtrisez l'outil informatique (pack office : excel, word et ppt) et disposez d'une bonne expression écrite et orale. Autonome, très organisé(e) et rigoureux(se), vous saurez accompagner la directrice générale adjointe en assurant le pilotage quotidien de son agenda et en étant garant du respect des délais de production d'éléments et dossiers par les Directions opérationnelles.
Discret, vous savez vous adapter à des interlocuteurs différents, dans un environnement stratégique.
Ce poste est ouvert aux agents titulaires (rédacteurs territoriaux) ainsi qu'aux contractuels.
Rejoignez-nous !

Location: Conflans-Sainte-Honorine, FR

Posted Date: 11/17/2024